New School Projectmanagement.

Introductie
Projecten starten om iets nieuws te creëren waar nog geen ervaring mee is opgedaan. Dit geldt ook voor  IT projecten die worden opgezet om grote volumes data (big data) verzamelen, bewerken en omzetten in een nieuwe of veranderde Outcome. Ik gebruik nadrukkelijk het woord Outcome omdat dit meer omvat dan het woord uitkomst. Outcome is dat, wat je precies waarneemt in termen van ziet, hoort, merkt, leest. Maar ook dat wat er precies gebeurd of wat je er precies mee kunt, of wat het precies doet etc. etc.
Deze Outcome kan dus van alles zijn: een rapport, een document, een cijfer, een gebeurtenis maar ook gedrag van mensen. Elke gedefinieerde Outcome heeft altijd een of meer Afnemers of klanten. En die klant heeft met de Outcome een specifieke bedoeling. Bij een enkelvoudige Outcome kan de kwaliteit hiervan eenvoudig getest worden: kan de klant met de Outcome doen wat hij/zij er mee bedoelt heeft.
Het wordt lastiger wanneer naast bijvoorbeeld een document ook klanttevredenheid als Outcome gevraagd is. Dan moet eerst bepaald worden wat klanttevredenheid precies is. Dit betekent een Outcome in termen van: wat de klant precies wil zien, precies horen, precies merken, precies lezen of proeven of wil ruiken, er precies mee doen of welk gedrag in de ontmoeting precies ervaren. Hiermee is het definiëren van de door de klant gewenste outcome het belangrijkste en meest strategisch onderdeel van elke nieuwe opdrachtacceptatie.  `De vraag achter de vraag´ precies kunnen benoemen.

Een Project.. Wat is dat precies
Er zijn verschillende definities voor het begrip: Project.
Er zijn definities die aan een project een beperking opleggen zoals de beperking “binnen de gestelde condities”
(voorbeeld) Een Project: Is een geheel van activiteiten om in een tijdelijke organisatie, binnen gestelde condities, een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken.
Een ander voorbeeld met een project definitie met een beperking dat alleen in de tijd en in middelen begrensd is.
(voorbeeld)Een project is een, in de tijd en middelen begrensde, activiteit om iets te creëren en wordt meestal in samenwerking met verschillende mensen en organisaties uitgevoerd. .

De Engelse definities van een project zijn over het algemeen ruimer:
(voorbeeld) A project is a collaborative enterprise, involving research or design, that is carefully planned to achieve a particular aim.
(voorbeeld) A project is a set of inter-related tasks to be executed …

PRINCE2 (PRojects IN a Controlled Environment)
Weer heel anders is de definitie van PRINCE2: .
PRINCE2 definieert een project als volgt: A project is a temporary organization that is created for delivering one or more Business Products according to an agreed Business Case.
De beperking van PRINCE2 zit niet in de definitie maar in PRINCE2 zelf. PRINCE2 legt echter de nadruk op het begrip: “a controlled environment”. A controlled environment, betekent in PRINCE2, dat een project moet worden op gedeeld in overzichtelijke stukken, er een organisatie structuur met vooraf gedefinieerde rollen moet worden opgetuigd en dat activiteiten en resultaten worden vastgelegd.

Van Old School (proces volgt de structuur) naar New School (structuur volgt het proces)
Maar wat is nu een adequate opdeling in overzichtelijke stukken en hoe organiseer je “controlled”. PRINCE geeft naast de opdracht tot het opdelen een scala aan administratieve voorschriften waaraan al bij de start moet worden voldaan. Voorschriften wat er precies moet worden gedaan en hoe het moet worden uitgevoerd (het proces volgt de structuur). Hier ben ik geen voorstander van het is te vaak gebleken dat dit niet werkt. Dit is echt Old School.

New School (Structuur volgt proces)
Ik sluit met mijn New School projectmanagement aan bij de enorme ervaring, die is opgedaan in het organiseren van de Supply Chain en de bijhorende ketenaansprakelijkheid.
Een van de kenmerken van Supply Chain is, dat de ingangscontrole bij de klant is vervangen door een uitgangscontrole by de leverancier. Dus professionele zelfcontrole, met respect dus voor de professionaliteit, eigen-aardigheden en de eigen-wijze van de leverancier.
Dit levert de klant niet alleen belangrijke kosten besparingen op, zo wordt ook de eigen Controlled Environment gecreëerd, waarin de focust ligt op eigen proces en het eindproduct (Outcome) dat de toets bij de uitgangscontrole kan doorstaan.
Wat leert de Supply Chain nog meer. De Supply Chain leert dat elk eindproduct of Outcome ook volledig kan worden gedefinieerd in termen van data. Data die wordt samengevoegd in datacomponenten (product in een doos, doos in een container, container in een schip. Dit betekent dus ook dat de Outcome van Informatie technology daarmee kan voldoen aan de wetmatigheden van de Supply Chain.

 

Agenda voor Coaching/training New School Project management
Coaching/training in New School Projectmanagement kan alleen op basis van training/coaching on the job worden gegeven aan de hand van een concrete projecten. Echter omdat nog niet elke onderneming is georganiseerd als een organisatie van professionals is het in de meeste gevallen noodzakelijk dat voorafgaand een `Culture Change Analyse` is uitgevoerd.